Correo y colaboración : Almacenamiento e intercambio de ficheros

El volumen de la información que se comparte y gestiona tanto en el ámbito de docencia, investigación y gestión universitaria crece de manera exponencial. Este contexto hace imprescindible un servicio que aporte una tecnología de almacenamiento de información seguro y sostenible para toda la comunidad universitaria. El servicio de almacenamiento e intercambio de ficheros engloba herramientas para la gestión de información, aportando soluciones tecnológicas sencillas y seguras tanto en el tratamiento de la información como en su transferencia, intercambio y almacenaje.

Condiciones Generales

Usuarios del servicio

Se consideran usuarios de este servicio tanto el personal docente, el personal de administración y servicio y los estudiantes de la UCLM, a quienes el servicio permitirá:

Disponer de un espacio en la nube y de herramientas para realizar un sencilla gestión de la información.
Almacenar y compartir de manera segura la información con otros usuarios de la UCLM.
Disponer de su información desde cualquier dispositivo con independencia de su ubicación física.
Proteger sus datos ante una situación de sustracción o pérdida de dispositivo.
Compartir ficheros de gran tamaño con usuarios dentro y fuera de la UCLM.

Condiciones específicas

Acceso al Servicio

FileSender es una herramienta que facilita RedIRIS a la UCLM. Proporciona, vía Web, el intercambio de ficheros de gran tamaño. Posibilita también invitar a usuarios para el envío de archivos que mediante correo electrónico no estuviera permitido por su volumen.

Disponibilidad

La UCLM está integrada en le servicio de federación de identidades de RedIRIS, SIR, por tanto todo el personal docente e investigador, personal de administración y servicios, y estudiantes de la UCLM tienen acceso a la herramienta FileSender:

Puede acceder a esta herramienta desde este enlace.
La herramienta permite la transferencia de ficheros de hasta 100 Gb.
Los ficheros compartidos como máximo se mantendrán 30 días.
Se puede disponer de informes de transferencia, con auditoria de las trazas.
Posibilita el envío de un máximo de 100 direcciones de destinatarios. Los destinatarios recibirán un correo electrónico para descargarse el archivo.
Permite establecer caducidad a los archivos enviados de un máximo de 30 días.
Es posible invitar a usuarios externos a la UCLM y RedIRIS. Estas personas invitadas podrían tener acceso a la herramienta y enviarnos un archivo.
La confidencialidad de la información está garantizada por RedIRIS.

Recursos formativos

¿Cómo se usa FileSender?

Microsoft OneDrive es una herramienta de alojamiento y protección de ficheros. Permite disponer de todos los archivos almacenados en cualquier momento y con cualquier dispositivo, ofreciendo además la posibilidad de mantener un sistema de versiones de archivos y la utilidad de compartir y trabajar en línea con otros usuarios. Microsoft OneDrive proporciona un mecanismo seguro y ágil para almacenar, asegurar y compartir información.

Disponibilidad

Microsoft OneDrive es una aplicación multiplataforma que está disponible para sistemas operativos Windows, MAC además de poder ser utilizada en dispositivos móviles basados en Android e iOS. Para sistemas operativos basados en Linux no existe un cliente oficial, pero es posible utilizar el servicio mediante navegador y realizar la sincronización de archivos con el almacenamiento en la nube de OneDreive mediante otras soluciones de código abierto.

Instalación UCLM

La instalación de OneDrive en la UCLM:

Tanto el personal docente, el de administración y servicios y los estudiantes dispondrán de la aplicación en el portal de office de la UCLM, o desde la página de Microsoft directamente.
OneDrive también puede ser utilizado sin necesidad de instalar la aplicación, accediendo en línea a través del portal de office de la UCLM.
Cada usuario dispondrá de un espacio personal de almacenamiento de 1 TB.

Recursos Formativos

Introducción a OneDrive.

Más sobre Onedrive.

Formación de OneDrive.

Restricciones y Limitaciones.

Preguntas Frecuentes sobre FileSender

Preguntas Frecuentes OneDrive. Soy Profesor o Personal de Administración

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2¿Cómo realizo una copia de seguridad de la información de mi equipo?

Puede realizar una copia de seguridad de la información de su equipo.

En Pc

Las carpetas que se pueden incluir en esta copia de seguridad son las de Escritorio, Documentos e Imágenes. Si desea copiar alguna otra, seleccione y copie su contenido en alguna de estas tres carpetas.

Para iniciar la copa de seguridad. Seleccione el icono de nube de color blanco o azul de OneDrive en el área de notificación de la barra de tareas de Windows.

Elije Más > Configuración

Seleccione la pestaña Copia de seguridad > Administrar copia de seguridad > Seleccione las carpetas que desee> Iniciar de copias de seguridad.

Puede seguir el proceso de la copia de seguridad de sus carpetas.

En Mac

En Mac no existe una opción de Copia de Seguridad propiamente dicha, para realizar dicha copia mediante un equipo Macintosh crearemos una o varias carpetas en la carpeta de OneDrive, donde se deberán copiar o mover a dichas carpetas los documentos que se deseen tener copia.

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4OneDrive o Sharepoint muestran un icono de un escudo en rojo junto al nombre de un archivo y no me permite abrirlo o compartirlo. ¿Qué está ocurriendo?

Defender para Office 365 ha identificado el archivo como malicioso y lo ha bloqueado para protegerle de esta amenaza. Puede encontrar información sobre cómo actual en este caso en Qué hacer cuando se encuentra un archivo malintencionado en SharePoint Online, OneDrive o Microsoft Teams.

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17¿Por qué al abrir un documento Office (Word, Excel, etc.) lo hace en modo vista protegida?

En el artículo ¿Qué es Vista protegida? (microsoft.com) puede encontrar diversos motivos por los que un archivo se abre en modo vista protegida. Si se impide la edición del documento, es debido a que Defender para Office 365 detectó alguna amenaza de seguridad en dicho documento.

Preguntas Frecuentes OneDrive. Soy estudiante

1¿Cómo funciona OneDrive si soy estudiante?

Las preguntas frecuentes sobre el acceso y funcionamiento de Onedrive que aparecen resueltas en el anterior apartado Soy Profesor tienen validez para el perfil de estudiante.

2¿Cómo guardo en un archivo pdf una tarea realizada a mano utilizando el móvil?

Para fotografiar los distintos y unir los diferentes documentos que van a formar parte de nuestra tarea ya sean fotografías, esculturas, pinturas, texto, dibujos... vamos a utilizar la app OneDrive en el móvil.

Descarga la app oficial de Microsoft OneDrive en el móvil Android o iOS.
Accede a OneDrive con tu usuario UCLM a través de la pantalla de autentificación de la UCLM.
Se mostrará las carpetas su espacio personal OneDrive.
Selecciona la carpeta donde desees que se almacene el fichero final.
Pulsa sobre el símbolo + > Digitalizar

También puede acceder directamente con el icono de la cámara, en la parte inferior.

La primera vez que use esta opción debe Permitir a OneDrive realizar fotos y grabar vídeos.

Realiza la fotografía.
Si quiere añadir más páginas al documento pulse Agregar.
Una vez finalizado pulse Listo

Elija Guardar como, donde nos indica en al carpeta que se almacenará el documento, pulsa en la V de la parte superior derecha.

Se generará un documento con todas las fotos en formato pdf en la carpeta seleccionada.
Puede acceder a este documento desde cualquier dispositivo con Internet a través de su espacio OneDrive.

3Soy estudiante de la UCLM. ¿Dispongo de un espacio OneDrive?

Todos los estudiantes matriculados en algún plan de estudios de la enseñanza reglada en la UCLM, disponen de su espacio personal OneDrive.

Consulte las características en Restricciones y Limitaciones.

4¿Durante cuanto tiempo puedo disfrutar de espacio OneDrive?

Todos los estudiantes matriculados en algún plan de estudios de la enseñanza reglada de la UCLM, disponen de un espacio personal OneDrive.

Un estudiante podrá disfrutar de esta facilidad, durante los cursos que tenga matrícula vigente. Este tiempo se prolongará cuatro meses a partir de la finalización de la última matrícula en vigor. P.e. si la última matrícula fuera del curso académico 2019/2020, el plazo máximo sería el 31 de enero del 2021.